Por qué el stock se desordena
En casi todas las agencias el stock empieza igual: una planilla. Funciona mientras hay pocas unidades y una sola persona que la actualiza. El problema aparece cuando el equipo crece: el vendedor tiene su lista, el gerente otra, la vitrina web una tercera, y nadie está seguro de cuál es la correcta.
El resultado es el de siempre: autos que figuran como disponibles y ya se vendieron, precios distintos según quién responda y tiempo perdido preguntando «¿este sigue?».
Qué datos tiene que tener la ficha de cada unidad
Una buena ficha no necesita ser larga, pero sí completa y igual para todos los autos y motos. Como mínimo:
- Identificación: dominio, marca, modelo y año.
- Estado físico: kilómetros y fotos actuales.
- Precio y moneda: si está en tu moneda local o en dólares, y desde cuándo.
- Responsable: el vendedor asignado a la unidad.
- Fecha de ingreso: te permite saber cuánto tiempo lleva cada auto en el lote.
- Estado: en qué punto del circuito está (más abajo).
Los estados: la pieza que más se subestima
Casi todo lo demás se ordena si los estados están bien definidos. La regla es tener pocos, con un significado claro y sin zonas grises. Por ejemplo: disponible, vendido, transferido y baja. Cada estado responde una pregunta distinta: ¿se puede mostrar?, ¿ya se cobró?, ¿ya se hizo el trámite?, ¿salió del stock?
Lo ideal es que el estado cambie por el trabajo mismo del equipo y no por una tarea extra de actualización. Si marcar un auto como transferido en gestoría ya actualiza su estado, nadie tiene que acordarse de hacerlo dos veces.
Precio en tu moneda local o en dólares, con historial
En muchos mercados de usados es normal que unas unidades se publiquen en dólares y otras en moneda local. Registrá siempre la moneda junto con el precio, y guardá cada cambio con su fecha. Ese historial sirve para entender cuánto tardó en venderse un auto después de bajarle el precio y evita discusiones del tipo «yo lo tenía a otro valor».
Una sola fuente de verdad, también para la vitrina web
Si tu agencia tiene vitrina web, la peor práctica es cargar cada auto dos veces: una en la planilla y otra en la web. Tarde o temprano se desfasan. Lo recomendable es que la vitrina se alimente del mismo lugar donde se carga el stock, de modo que al guardar un auto la web se actualice sola.
Cuándo conviene pasar de la planilla a un sistema
Si ya tenés más de una persona editando, si perdés tiempo conciliando versiones o si el stock tiene que reflejarse en una web, es momento de dar el salto. Podés leer más sobre eso en Excel o sistema de gestión: cuándo dar el salto.
En Tablero, el módulo de inventario guarda la ficha de cada auto o moto con su precio en tu moneda local o en dólares, el historial de cambios de precio, la galería de fotos y el vendedor asignado, y mantiene la vitrina pública sincronizada.
Resumen: ficha igual para todas las unidades, pocos estados bien definidos, precio con su moneda y su historial, y una única fuente para la vitrina.
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